ベトナム航空でベトナムの国内線フライトを予約していました。
しかしある日、ベトナム航空よりフライトスケジュールが変更されたとのメールが届きました。
変更後のフライトだとその後の予定便に間に合わなくなる可能性が高く、予約したフライトをキャンセル（払い戻し）を行いました。
そのやり取り（英語メール）がそこそこ面倒でしたので、同じような境遇の誰かの役に立てばと思い、そのやり取り実例を紹介したいと思います。
フライトスケジュール変更のお知らせが届く
来年（2020年）の年始はベトナムのビーチリゾート（ニャチャン）でゆったり過ごそうと、ハノイ＝ニャチャン（往復）のベトナム国内線をベトナム航空で予約していました。
そしたらある日、メールボックスにこんなメールが届いてました。
「フライトが変更されました。申し訳ありません。」って感じでサラッとね。
変更されたのは復路（ニャチャン→ハノイ）なのですが、もともとはこれよりも１便早い時間の便を予約していました。
ハノイ到着後は国際線のフライトを予定していて、変更後の時間だとスケジュール通りにいってギリギリ搭乗できるかどうか、という感じでした。
ハノイ・ノイバイ空港はターミナルが国内線と国際線で分かれているのでそのターミナル間の移動もあるし、少しでも遅れたり何かトラブルがあると、別航空会社ですしどうしようもなく、その時点で終了してしまいます…
ということで、予約便の変更などできないものかベトナム航空に問い合わせてみることにしました。
ベトナム航空の予約課に問い合わせてみた
問い合わせしようと思いベトナム航空のHPを見てみたのですが、なかなか探しにくいですね…
日本の支店情報を検索すると、それっぽい問い合わせ先がありました。
この番号にかけて予約を確認できる予約番号を伝えたところ、”確かにフライトスケジュールが変更されていますね”と予約内容の変更を確認できました。
復路に関しては、この変更後の便がその日では最も早い便になるので、ハノイから先の予定フライトに合わせるには１日早めることしかないとのこと。
ただ、前泊にするとニャチャン滞在日数が少なくなるので往路も変更したいと伝えると、変更可能なのはスケジュールが変更された便のみとのことで、今回で言えば復路便のみが変更可能ということでした。
ん〜、それはちょっとイヤだなぁ…
ではキャンセル（払い戻し）は可能なのか尋ねると、ベトナム航空によるフライトスケジュール変更の場合には手数料無しでキャンセル可能とのことでした。
ということで、一旦この予約はキャンセルして改めて予約し直すことにしました。
払い戻し手続きはフォーム記入＆英語メールでやり取り
予約のキャンセルについては先の予約課では行えず、申請書をメールで送信して手続きを進める必要があるとのことでした。
払い戻し手続きはグローバルなセクションで一括して行っているみたいです。
”グローバルな”ということですから、メールを英語で書く必要があります。
メールの書き方には特に決まりはありませんが、私はこのように作成して送信しました。
文法や表現など正しいかあまり自信ありませんが、参考にされてください。
件名：[（予約番号）] Refund request
本文：
To whom it may concern:
I’d like to refund my itinerary due to the flight change by Vietnam Airlines.
Ticket number:（eチケット番号）
For more information, please see the attached form.
Very sincerely.
（署名 例；Taro Yamada）
また、このメールには、払戻申請書（Refund Request Form）を記入して添付する必要があります。
ちなみにこの払戻申請書は、予約課に電話した際にキャンセルする意向を伝えたら、メールで送って頂きました。（公式ページ内にもあるとは思います）
申請書は日本語と英語が併記されていて、説明は日本語で書かれているのですが、記入は英語でする必要があります。
今回はこのように記入しました。
重要なのは”Flight schedule changed by Vietnam Airlines”と書いた理由部分で、これは電話口でもこのような理由を書かないと手数料無しでの払い戻しはできないと言われました。（実際は航空券番号から予約内容の変更履歴は分かるのでしょうけど）
＊払い戻しで手数料がかかるかどうかは購入した航空券の条件によります
意外だったのはメール送信から６時間後には返信があったこと。（苦笑）
日本時間で３時ってベトナムでも深夜１時なんですけど、、、このサポートは24時間対応しているんですかね…
返信メールには、払い戻し内容がまとめられています。
それから重要な点として、この返信メールが届いただけでは払い戻し手続きはまだ行われません。
赤枠で囲った部分にも説明があるのですが、この払い戻し内容で間違いがないか確認し、こちらからさらに返信する必要があります。
これは電話口でも、「OK」でも「Yes」とだけでも良いので返信してくださいと言われていました。
ということで、以下のように返信しました。
すると、今度は８時間後には払い戻し手続きが完了したと返信が来ました。（驚）
海外とのやり取りで早いレスポンスってあまり期待できないのですが、これにはビックリしましたね^^;
このメールが来たら、こちらとしては実際に返金されるのを待つだけです。
払い戻し手続き依頼から2日でクレジットカードに返金
実際にどれくらいでクレジットカードに返金処理がされるのか見てみましょう。
明細を見ると、11/7に返金処理が行われておりました。（ただ換算日が11/10になっているので、カード会社で処理した日はこの日になるのかも知れません。正確なところはちょっと不明…）
最初に払戻申請書を送付したのが11/5なのでそこから見れば２日で返金ですが、払い戻し内容確認の再返信を行ったのは11/6ですのでそれを考えれば１日で返金処理が行われた、とも言えますね。
換算日（11/10）基準で考えても、遅くても4〜5日で返金処理がされることでしょう。
ということで、メール返信だけでなく返金処理もとても早かったですね。
ちなみに、再予約は払戻申請メールを送った日（11/5）にすぐ行っています。
結果的に40円ほど安くなりました、ラッキー(^^)
まとめ
ベトナム航空によるフライトスケジュール変更があったため、予約をキャンセル（払い戻し）しました。
このような場合には手数料無しでキャンセル可能とのこと。
ただ、払い戻し手続きは申請書に記入したものを英語メールに添付して送付し、何回かやり取りをする必要があります。
もし同じようなケースがありましたら、参考にされてみてください。
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